Groupe MCO Congrès
Organisateur de congrès et d'événements, Gestion associative

 

Secrétariat Scientifique

L’équipe du secrétariat scientifique travaille en étroite collaboration avec le Comité Scientifique du congrès.

  1. En amont de la manifestation, la personne chargée des conférences coordonne la gestion des résumés et les articles à collecter.
  2. Sur le congrès, l’équipe dédiée à votre Comité Scientifique assure les relations avec vos conférenciers et gère la collecte des fichiers multimédias en collaboration avec les équipes de techniciens de la salle de pré-projection.

Gestion du Programme Scientifique

En collaboration avec votre Comité Scientifique, nos équipes prennent en charge :
  • l'invitation des conférenciers et des modérateurs/présidents de séance,
  • le recueil des textes, photos, CV,
  • la création du programme synoptique et du programme détaillé.
Nous pouvons également contacter les intervenants pour leur proposer de gérer l'envoi des présentations PowerPoint, des e-Posters ou des textes longs.

Gestion en ligne des soumissions de résumés

Notre équipe gère des tâches suivantes :
  • Mise en place du module d’accès à la soumission
  • Réalisation du formulaire de saisie des résumés
  • Gestion de la banque de données
  • Gestion des soumissions
  • Vérification du formatage
  • Saisie des textes dans la banque de données
  • Confirmation des réceptions
  • Anonymisation des résumés (optionnel)
  • Suivi de l'évaluation en ligne des résumés
  • Envoi d'un email aux membres du comité de lecture
  • Suivi de la réception des notes
  • Relance des évaluateurs
  • Gestion des résultats
  • Envoi des modalités de présentation orale ou de réalisation de poster
  • Suivi de l’édition du recueil des actes et/ou du programme final
  • Gestion et accueil des conférenciers sur site

 

Gestion des posters

Les personnes qui seront acceptées pour la présentation d’un poster, seront contactées et toutes les indications nécessaires leur seront adressées en fonction de la formule d’affiches choisie par le
comité scientifique et local (affichage papier, présentation orale en session poster, flash conférence, High lights sur poster, @-posters etc…).

Notre équipe gèrera, en fonction des besoins :

  • Définition un plan numéroté de localisation des posters,
  • Accueil spécifique,
  • Mise en place des panneaux numérotés pour les posters physiques, et d'un cyber-espace ou d'écrans plasma pour la consultation des @-posters,
  • Gestion des sessions de discussion en présence des modérateurs.

 

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