NOTRE METHODOLOGIE DE TRAVAIL
 Etude
et Conseil
| Etude
de l'historique des Congrès antérieurs,
détermination des objectifs à atteindre
et des moyens à mettre en oeuvre |
| Elaboration
d’un cahier des charges en collaboration
avec le Client |
| Etablissement
d'un planning général d'organisation fixant
les dates des actions à mener et les échéances à respecter |
| Etablissement
d’une ligne budgétaire. |
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Communication
générale et Promotion de la manifestation
| Mise
en place d’un plan de communication (actions
et planning). |
| Conception
et création d’une charte
graphique : identité visuelle de la manifestation. |
| Détermination,
conception et réalisation
des outils de communication (affiches, programme, papier en tête,
badges, newsletter, signalétique, etc.). |
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Recherche
et gestion de vos partenaires financiers
Etude
de votre environnement pour détermination des
cibles de prospects |
Etablissement
d’un listing nominatif de contacts
(réactualisation) |
Création
et conception d’un dossier “ Partenaires" :
définition de propositions commerciales (vente
d’espaces ,
major
sponsors, symposium, workshop, etc) |
| Elaboration
d’un plan général d’exposition selon
le site |
Prise
de contacts avec prospects et négociation de
partenariats en accord
avec le Client |
| Commercialisation
des espaces et contrats |
Conception
d’un dossier technique d’exposition "
Partenaires " (date
d’installation, horaires congrès,
sécurité,
démontage,
location mobilier, installation é
lectrique, décoration
florale,
etc) |
| Accueil
et installation des exposants le jour J |
Gestion
informatique, comptable et administrative des
contributions |
| Encaissement des participations. |
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Gestion
administrative
 Nous
utilisons une solution informatique nous permettant de traiter
toutes les étapes de la gestion d’un événement.
Notre outil informatique est
un progiciel permettant d’informatiser l’organisation d’événements
depuis la gestion des hébergements, la perception des droits d’inscription
jusqu’à la production de tableaux de bord récapitulatifs.
De la gestion du dossier “participant” à l’édition
des documents de confirmation, au suivi des flux financiers, ce produit permet
la gestion simultanée de multiples opérations sans limite d’importance.
Mise en place d’une cellule de secrétariat qui gère :
| Création,
saisie et gestion des fichiers de prospection " participants " |
Elaboration
des textes et mise en page des documents
congressistes à imprimer
(bulletin d’inscription, fiche hôtelière, infos
générales) |
| Permanence
téléphonique de renseignements |
Gestion
du programme accompagnants (programme social, soirée
de gala,
etc) |
Coordination
des envois en nombre de tous les documents (cibles :
congressistes,
VIP, conférenciers) |
Négociation
de contrats hôteliers, réservation de chambres
et
Etablissement de rooming listes |
Traitement
informatique, comptable et administratif des inscriptions
et réservations |
Edition
d’accusé de réception, de lettres de confirmation à destination
des inscrits |
Remise
aux hôteliers des rooming listes définitives et versement
des
arrhes |
| Assistance
aux congressistes. |
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Organisation
matérielle et logistique
| Recherche,
négociation, sélection,
coordination et contrôle des fournisseurs et des prestataires
de services amenés à intervenir sur les différents
postes de votre manifestation (liste non exhaustive) : restaurateurs,
loueurs de matériels divers (stands, audiovisuel,
transferts cars, mobilier, bureautique, plantes...), transporteurs,
imprimeurs, routeurs, personnel, animations pour le programme
social, assureurs, Poste &Télécommunication). |
Conception
d’un plan d’aménagement
du site établi en fonction des impératifs techniques
du lieu : détermination des espaces (hall d’exposition,
accueil général du congrès, pauses traiteurs,
espaces déjeuners, aménagement salles de conférences
ou de réunions,
espaces détente, salles de pré-projection, salles de stockage,
Bureau Clients et Bureau organisateurs, etc.). |
| Présence
permanente d’une équipe
structurée M.C.O. pendant le Congrès coordonnant
les départements suivants : accueil et inscriptions,
accueil VIP et protocole, gestion conférenciers invités,
programme et événements, soirée de gala,
assemblée générale, coordination exposants,
programme excursions |
| Mise en place d’un commissariat
général. |
Gestion
financière de la manifestation
| Suivi
du budget prévisionnel en fonction des inscriptions
et des rentrées des partenaires et sponsors, des dépenses
engagées. |
| Gestion informatique, comptable et bancaire
des recettes et dépenses |
| Clôture
du budget (vérification
des factures et paiement) |
| Remise
d'un rapport final incluant les éléments concernant
la participation et les éléments financiers
: Bilan général
et budget par postes de dépenses/recettes. |
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